Wien – Am 25. Mai tritt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Karin Sammer, Rechtsexpertin beim Österreichischen Verband der Immobilienwirtschaft (ÖVI), sieht die Branche grundsätzlich schon sehr gut darauf vorbereitet. Branchenverbände wie der ÖVI, der WKÖ-Fachverband der Immobilientreuhänder und auch der Verband gemeinnütziger Bauvereinigungen (GBV) haben sich schon vor längerer Zeit zusammengetan, um ihre Mitgliedsunternehmen über die Änderungen zu informieren. Und es wurden auch Mustervorlagen, Praxishilfen und Info-Blätter erstellt, die verwendet und an Mieter und Maklerkunden ausgehändigt werden können.

Verarbeitungsverzeichnis

Die Immo-Unternehmen selbst müssen künftig all ihre Datenverarbeitungsvorgänge dokumentieren. "Um die Führung eines sogenannten Verarbeitungsverzeichnisses wird wohl kaum ein Unternehmen herumkommen, es sei denn, es verarbeitet personenbezogene Daten nur gelegentlich", meint Sammer.

Für Makler, Bauträger und Verwalter gehören personenbezogene Daten im Regelfall natürlich zum täglichen Geschäft. Makler und Bauträger führen Listen mit den Namen und Kontaktdaten von Interessenten, und behalten sich diese meist auch für kommende Projekte in petto.

Zweckbindung wichtig

Das sei aus DSGVO-Sicht auch kein Problem und "grundsätzlich durch den Rechtfertigungsgrund der Vertragsanbahnung und -erfüllung bzw. eines berechtigten Interesses gerechtfertigt", sagt Sammer. Das heißt, es gebe für die Verarbeitung der Daten eine klare Rechtsgrundlage. Diese müsse aber einerseits dem "Grundsatz der Zweckbindung" entsprechen.

Bauträger, Makler und Verwalter werden für die von ihnen typischerweise verarbeiteten Daten keine gesonderte Einwilligung benötigen, jedoch bestehen umfangreiche Informationspflichten, die bei der Erhebung der Daten zur Verfügung zu stellen sind. Das Verschicken eines Newsletters etwa diene selten dem Zweck der Vertragserfüllung, hier ist eine Einwilligung des Empfängers unbedingt einzuholen.

Andererseits sei auch fraglich, ob man einen Interessenten beispielsweise zwei Jahre nach dem Erstkontakt ohne zuvor eingeholte Einwilligung auf elektronischem Wege neuerlich kontaktieren dürfe. Hier kommt nämlich auch das Telekommunikationsgesetz (TKG) ins Spiel, das vorschreibt, dass Anrufe, Faxe und E-Mails zu Werbezwecken der vorherigen, jederzeit widerruflichen Zustimmung des Empfängers bedürfen. Bei Nichtbeachtung drohen empfindliche Strafen.

Lange Aufbewahrung von Belegen

Hausverwaltungen hätten wiederum das Problem, dass sie personenbezogene Daten mitunter auch noch sehr lange nach dem Ende eines Vertragsverhältnisses aufbewahren müssen, weil gesetzliche Vorgaben beispielsweise das Aufbewahren von Belegen bis zu 30 Jahre erforderlich machen, erklärt Sammer. Auch die Wahrscheinlichkeit, mit Auskunftsbegehren von Kunden konfrontiert zu werden, sieht Sammer bei Hausverwaltungen eher gegeben als beispielsweise bei Bauträgern. Problematisch sei aber, dass man noch nicht wisse, wie weit die Auskunftspflicht gehen wird. "Ist davon jedes E-Mail an oder über den Kunden betroffen?"

Die ÖVI-Expertin spricht deshalb von einem "großen Reservoir an unklaren Fragen", und es sei auch "noch keine Verwaltungspraxis vorhanden". Manche Frage werde wohl erst von Gerichten zu klären sein. (Martin Putschögl, 5.5.2018)