Bis zu hundert E-Mails lesen, Anrufe von der Chefin, abzuarbeitende To-do-Listen, Abstimmungen mit den Kollegen per Chat, die halbfertige Gruppenarbeit auf Google Drive. Das Teammeeting in einer Stunde ist nicht vorbereitet, und für die Prüfungen muss man auch noch lernen. Im Uni-Alltag und im Arbeitsleben kommt vieles auf einmal zusammen. Doch wo anfangen? Und wie findet man am schnellsten die passende Information?

88 Prozent der österreichischen Arbeitnehmer sind davon frustriert, relevante Infos in der Datenflut nur schwer finden zu können. Das ergab eine Yougov-Umfrage unter 982 Befragten im Auftrag von Evernote. Diese Überforderung führe dazu, dass die Arbeitnehmer unproduktiv sind, in Folge habe das auch Einfluss auf ihr Wohlergehen, sagt Beat Bühlmann. Er ist General Manager von Evernote Europa und lehrt Produktivitätsmanagement an mehreren Schweizer Hochschulen, wo er auch über dreifache Überlastung (Triple Overload) referiert.

Besser organisieren

"Die Forschung zeigt, dass Wissensarbeiter bis zu 2,5 Stunden pro Tag nach Informationen suchen, das ist ein Drittel der Arbeitszeit." Doch nicht nur das: "80 Prozent der Arbeitszeit sind Meetings und Kommunikation, der Rest ist das eigentliche Arbeiten." Bei diesem wird, laut Studien, ein durchschnittlicher Wissensarbeiter alle drei bis fünf Minuten unterbrochen. Zugleich geht die Hirnforschung davon aus, dass man mindestens eine halbe Stunde an einer Sache arbeiten muss, um Zusammenhänge zu erkennen und Ideen zu entwickeln. "Wer ständig unterbrochen wird, arbeitet zwar viel, aber erreicht wenig. Nach einer Ablenkung dauert es eine Viertelstunde, um wieder da zu sein, wo man vorher war", sagt Bühlmann. Zudem steige die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Naheliegenderweise sagt Bühlmann das: Er vertritt eine Firma, die Produktivität zum Geschäft gemacht hat. Dennoch entsprechen seine Tipps jenen von Wissenschaftern. Was kann man gegen die Überlastung tun?

· To-dos priorisieren

Es gilt herauszufinden, zu welcher Tageszeit man am produktivsten ist und danach die To-dos zu priorisieren. Ebenfalls sei es hilfreich, die To-dos direkt in den Kalender einzutragen, so weiß man, wie lange man für welche Tätigkeit benötigt und wann man freigespielt ist.

Übrigens sollte man sich laut Bühlmann einmal wöchentlich ein bis zwei Stunden Zeit nehmen, die man nicht mit Terminen belegt und nur verschoben werden dürfen, falls etwas Dringendes ansteht. So komme man auf neue Ideen, kann nachdenken, planen, sieht in der Rückschau, was man bereits erledigt hat. Auch die Benachrichtigungen am Smartphone auszuschalten oder das Postfach zu ignorieren können helfen: "So wird man nicht zum Sklaven der Inbox und macht nicht nur das, was andere diktieren."

· Nein sagen

Wer stets anderen hilft, kommt früher oder später mit seinen Aufgaben in Verzug. Öffentliche Kalender können helfen, Verständnis zu schaffen, dass jemand aktuell nicht verfügbar ist.

· Kommunikationskanal festlegen

"Wenn es brennt, schickt man der Feuerwehr keine E-Mail. Diese können nur wichtig, aber nie dringend sein", sagt Bühlmann. Im Büro oder in der Studiengruppe sollte man sich fragen: Welcher Kanal ist für welche Information geeignet? Wer etwa per E-Mail dreimal hin- und herschreibt, sollte lieber telefonieren. Solche Regeln sparen Zeit, können die Menge an E-Mails reduzieren. Teamprojekte sollten in einer Cloud gespeichert statt per E-Mail verschickt werden. So kann vermieden werden, dass jemand die zweite Version im Postfach hat, aber bereits an der dritten gearbeitet wird. Wer ohne Cloud arbeitet, sollte nicht zu viele Ordner anlegen. "Lieber wenige große als viele kleine. Bei mehr als drei Ebenen verliert man die Übersicht." (Selina Thaler, 18.6.2018)