Ein hochrangiger Manager aus dem EU-Ausland ist auf einer mehrtägigen Dienstreise in Österreich bei einem Kunden. Im Zuge der Kontrolle der Finanzpolizei beim österreichischen Unternehmen wird nach zwei Dokumenten gefragt: der sogenannten A1-Bescheinigung, wonach er dem Sozialversicherungsrecht des Heimatstaates unterliegt, und einer Meldung an die Zentrale Koordinationsstelle des Finanzministeriums (ZKO-Meldung).

Weil beides nicht vorliegt, wird ein Verfahren nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) eingeleitet – mit einem Strafrahmen von 10.000 Euro, im Wiederholungsfall bis zu 20.000 Euro.

Was wie ein Schildbürgerstreich klingt, ist seit mehr als 15 Jahren die Rechtslage (EU-VO 883/2004) – und gilt auch für Dienstreisen von Österreich in die EU. Für diese Vorschriften gibt es keine zeitliche Untergrenze, sodass auch für einen Grenzübertritt von wenigen Stunden eine A1-Bescheinigung notwendig ist. Lange Zeit wurde dies in vielen EU-Staaten nur selten kontrolliert. Doch im Zuge der Flüchtlingskrise hat sich das geändert.

Nachträgliche Beantragung

Für jede Dienstreise innerhalb der EU ist eine A1-Bescheinigung beim zuständigen Sozialversicherungsträger zu beantragen und mitzuführen. Das Formular A1 dient als Bescheinigung, welche nationalen Rechtsvorschriften auf die jeweilige Person anzuwenden sind.

Liegt kein A1-Formular vor, kommt das Sozialversicherungsrecht des Zielortes der Dienstreise zur Anwendung. Für diese Dauer müssen Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Falls der Dienstgeber belegen kann, dass vorab eine Beantragung des A1-Formulars nicht möglich war, etwa weil die Dienstreise unverzüglich angetreten werden musste, ist eine nachträgliche Beantragung noch möglich. Dann kann die Rückabwicklung auch durchgeführt werden.

In der Praxis wird bei kurzen Dienstreisen auch ohne A1-Formular das ausländische Sozialversicherungsrecht mangels Umsetzung und Kontrolle zumeist nicht exekutiert werden. Doch verlassen darf man sich darauf nicht. So wie in Österreich drohen auch in anderen EU-Staaten bei Nichtvorlage einer A1-Bescheinigung Verwaltungsstrafen von bis zu 20.000 Euro.

Unnötiger Mehraufwand

Bei Dienstreisen nach Österreich muss zusätzlich eine ZKO3-Meldung erfolgen. Ausgenommen sind bestimmte Dienstreisen wie die Teilnahme an geschäftlichen Besprechungen ohne die Erbringung von Dienstleistungen, Seminaren und Vorträgen.

Am Arbeitsort müssen für die Dauer der Dienstreise auch Unterlagen, die eine Überprüfung der Lohneinstufung ermöglichen, bereitgehalten werden, z. B. Arbeitsvertrag, Lohnzettel, Lohnkonto, Arbeitszeitaufzeichnungen. Diese Verpflichtungen treffen ausschließlich den ausländischen Arbeitgeber!

Diese Bestimmungen schaffen einen unnötigen bürokratischen Mehraufwand. Notwendig wäre eine Untergrenze für Dienstreisen innerhalb der EU. Da ist der europäische Gesetzgeber gefragt. (Thomas Neumann, 8.4.2019)