Es ist Sommer, und der wohlverdiente Urlaub steht bevor. Anstatt sich kurz vor dessen Beginn abzuhetzen, ist es ratsamer, die Termine zu reduzieren. Aufgaben, für die keine Zeit mehr war, kann man sich notieren, um nicht darauf zu vergessen. Jenen, die es nicht schaffen, ganz vom E-Mail-Eingang abzulassen, sei geraten, sich selbst Regeln festzusetzen. Diese Tipps können möglicherweise helfen, entspannt in den Urlaub zu starten:

1. Eine geordnete Übergabe

Wer in der freien Zeit seine Ruhe haben will, sollte den Kollegen alle wichtigen Infos hinterlassen, die sie während der eigenen Abwesenheit brauchen. Vorausdenken zahlt sich aus: Wo könnten Rückfragen kommen? Welche Deadline steht bevor? Eine Empfehlung lautet, sich noch mit allen zu treffen, mit denen man eng zusammenarbeitet, oder eine Übergabe-Mail mit den wichtigsten Stichpunkten zu schreiben.

2. Kollegen Bescheid sagen

Banal, aber wichtig: Man sollte den Kollegen, den Klienten und seinen Vorgesetzten Bescheid sagen, dass man nun ein paar Wochen nicht da sein wird. Insbesondere dann, wenn man vorhat, im Urlaub gar nicht erreichbar zu sein. Idealerweise schickt man eine E-Mail an jene Kollegen und Kolleginnen, mit denen man eng zusammenarbeitet. Darin informiert man sie, wann man zurück ist und an wen sie sich im Notfall wenden können. Dieselben Infos sollte man auch in einer Abwesenheitsnotiz vermerken.

3. Vom Gas gehen

Der Klassiker: Man versucht, vor dem Urlaub noch alles abzuarbeiten, um die freie Zeit auch wirklich genießen zu können – und sitzt dann richtig erschöpft im Flieger. Besser ist, die Termine an den Tagen vor dem Urlaub zu reduzieren, anstatt sie zu erhöhen, rät die Psychologin Ilona Bürgel. Natürlich gibt es auch Aufgaben, an denen kein Weg vorbeiführt. Dafür gilt: Alles Aufwendige, Lästige, das viel Konzentration erfordert, zuerst erledigen. Diese Strategie wird im englischsprachigen Raum auch "Eating the frog" genannt.

4. Den Schreibtisch aufräumen

Den Schreibtisch zu ordnen kann auf den Urlaub einstimmen. Außerdem könnte es ja sein, dass während der Abwesenheit ein Praktikant auf dem Schreibtisch arbeitet.

Eine Möglichkeit ist, Unterlagen und Notizen, die auf dem Schreibtisch liegen, zu sichten und drei Stapel zu bilden. Ein Stapel wird mit allen Unterlagen gebildet, denen man sich noch vor dem Urlaub anzunehmen hat, ein anderer ist für die Übergabe an die Urlaubsvertretung gedacht, um den dritten kümmert man sich nach dem Urlaub.

5. Aufschreiben, was nicht erledigt ist

Um nicht das Gefühl zu haben, auf etwas Wichtiges zu vergessen, kann man sich einen Plan für die Tage nach dem Urlaub machen. Dafür eignet sich eine To-do-Liste, die es auch digitaler Form gibt, zum Beispiel die App "Wunderlist".

6. Kommunikationswege vereinbaren

Er teile vor dem Urlaub seinen Mitarbeitern und Kunden mit, auf welchem Wege sie ihn kontaktieren dürfen, sagt der Unternehmer Markus Albers, Autor des Buches "Digitale Erschöpfung". Mails lese er nicht sofort. Sei es wirklich dringend, solle man ihm eine SMS oder Whatsapp-Nachricht schicken. Anrufe seien nur erlaubt, "wenn die Welt untergeht". Klarzustellen, über welche Kanäle Kollegen sich in welchen Fällen melden dürfen, schafft Orientierung.

7. Wirklich Urlaub machen

Wer ständig in seinem E-Mail-Ordner hängt, ist in Gedanken permanent bei der Arbeit. Es ist in Ordnung, alle paar Tage mal seine E-Mails zu checken, damit man nach dem Urlaub up to date ist – und auf die wichtigsten zu antworten. "Always on" zu sein ist aber keine gute Idee. Experten empfehlen, sich selbst Regeln festzulegen, etwa: niemals direkt nach dem Aufstehen, niemals direkt vor dem Schlafengehen und maximal eine Stunde pro Tag. (lib, 4.7.2019)