HighQ ist eine Kollaborationsplattform, die spezifisch für Rechtsanwaltskanzleien eine Vielzahl von Anwendungen ermöglicht.

Die Grundfunktion ist eine internetbasierte Plattform, die für Anwender der Kanzlei, z. B. Arbeitsgruppen oder Teams, sowie Mandanten und andere Dritte – etwa Sachverständige, die man für spezielle Themen beizieht – freigeschalten werden kann. Dadurch entsteht ein geschlossener, virtueller Arbeits- und Kommunikationsraum für spezifische Projekte.

In diesen kann man konkrete Dokumente hochladen und diese für alle Zugangsberechtigten bereitstellen. Zusätzlich gibt es u. a. eine Chatfunktion oder Worksheets, die Arbeitsabläufe darstellen, und iSheets, die eine grafische Aufarbeitung von Daten verschiedenster Art ermöglichen.

HighQ kann mit einer Document-Automation-Software verknüpft oder aber auch mit künstlicher Intelligenz (Kira) angewendet werden; diese Module sind entweder schon vorgegeben oder müssen zugekauft werden.

Hohe Aktualität

Die Vorteile einer solchen Plattform für Anwaltskanzleien liegen auf der Hand: Mandanten und andere Beteiligte erhalten den jederzeitigen Zugriff auf den letzten Arbeitsstand sowie eine gemeinsame, immer aktuelle Dokumentation.

Mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen kann man dafür sorgen, dass Veränderungen oder das Herunterladen von Dokumenten nur ausgesuchten Personen ermöglicht wird. Der Zugang erfolgt über einen Link, der verschickt werden kann bzw. als ein fixes Icon auf Desktop, Tablet oder aber auch auf dem Handy abgebildet ist, und über einen speziellen Zugangscode.

HighQ stellt eine Kanzlei neben all diesen Vorteilen auch vor Herausforderungen: Das erstmalige Aufsetzen der Plattform und insbesondere das Einrichten der Schnittstellen mit dem kanzleieigenen DMS-System ist IT-technisch komplex.

Auch das Erstellen der einzelnen Sites bedarf einer gewissen Einschulungsperiode. Empfehlenswert ist dafür ein internes Team, dem techaffine Juristen und IT-Mitarbeiter der Kanzlei angehören.

Einführung

Wir haben HighQ vor ungefähr einem Jahr als eine der ersten Kanzleien in Österreich eingeführt und zuerst in einem Testlauf verwendet. Anfangs war die Anwendung tendenziell auf die Nutzung als Datenraum und als Kommunikationsmittel mit Mandanten beschränkt.

Mittlerweile entwickeln wir andere Anwendungen, etwa größer angelegte Publikations- oder Kooperationsprojekte. Dadurch verändert sich bei uns das Bewusstsein, wie Kommunikation stattfindet – nicht von heute auf morgen, sondern sukzessive und jeweils mandanten- und projektspezifisch.

Auch die Arbeitsweise der Juristen ändert sich. Das betrifft neben der kanzleiinternen Kooperation, die nun einfacher teamübergreifend stattfinden kann, auch die Projektarbeit mit Mandanten.

Software in Entwicklung

Die Grenzen von HighQ sind dadurch vorgezeichnet, dass das Tool selbst noch einer starken Entwicklung unterliegt. Gerade kam das Update HighQ 5.2 auf den Markt. Über spezifische Apps soll ein höherer Grad der Standardisierung ermöglicht werden.

Ziel ist, dass HighQ in Hinkunft weniger Aufwand und Sachkenntnisse der einzelnen Key-User in der Kanzlei benötigt, etwa um eine Site aufzusetzen, und immer mehr zu einem "Plug-and-Play-Tool" wird.

Insgesamt ist davon auszugehen, dass diese Art von Zusammenarbeitstools für die Bearbeitung von Mandaten bzw. anderen Projekten im Rechtsbereich in Zukunft für Anwaltskanzleien immer wichtiger wird.

Ob die Kommunikation mit den Mandanten völlig auf solche Systeme umgestellt wird, ist jedoch nicht abzusehen. Es ist durchaus möglich, dass mehrere Systeme parallel angewendet werden. Das wäre eine zusätzliche Herausforderung für Kanzleien. (Raoul Hoffer, 6.11.2019)