Seit dem Lockdown im März arbeiten viele Menschen von daheim aus. Die Bundesregierung hat zuletzt wieder die Empfehlung ausgesprochen, das Homeoffice zu verstärken. Je geringer die Kontaktmöglichkeiten von Personen, desto eher sinkt die Infektionsgefahr. Doch langsam werden Fragen laut wie: Kann ich einen Teil der Stromrechnung steuerlich absetzen? Was ist mit den Heizkosten? Die Gebühr fürs Internet? Schließlich wird im Homeoffice ja die eigene Infrastruktur verwendet und nicht die des Büros.

Frage: Ist das im Rahmen der Covid-19-Krise eingerichtete vorübergehende Arbeitszimmer steuerlich absetzbar?

Antwort: In den meisten Fällen wohl nicht. Der kurzfristig zu Hause eingerichtete Arbeitsplatz wird laut Steuerexperten den Voraussetzungen der ausschließlich beruflichen Nutzung und den notwendigen Kriterien für die steuerliche Absetzbarkeit des Arbeitszimmers nämlich nicht standhalten.

Frage: Was ist denn ein Arbeitszimmer nach steuerlichem Verständnis?

Antwort: "Ein Arbeitszimmer im steuerlichen Sinn ist ein beruflich genutzter Raum, dem der Charakter eines Wohn- oder Büroraums zukommt", erklärt Thomas Neumann, Direktor bei der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft BDO. Ganz allgemein gilt, dass Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer inklusive der Kosten der Einrichtung steuerlich nicht abzugsfähig sind.

Frage: Welche durch das Arbeiten im Homeoffice entstandenen Kosten können aber jedenfalls abgesetzt werden?

Antwort: Jene Arbeitsmittel, die für die berufliche Tätigkeit notwendig sind und vom Arbeitnehmer selbst angeschafft werden, können steuerlich zur Gänze abgesetzt werden. "Hierzu zählen für die jeweilige Berufsausübung notwendige Gegenstände und Gebrauchsmaterialien wie typischerweise privat angeschaffte Computer, Handy, Drucker, Druckerpatronen, Papier, Kugelschreiber etc.", erklärt Neumann. Wichtig dabei ist, dass die berufliche Notwendigkeit belegbar ist.

Frage: Wie sieht es aus, wenn ich den Drucker oder PC auch privat nutze?

Antwort: Eine anteilige private Nutzung ist möglich und prozentuell abzuziehen. Arbeitsmittel, die länger als ein Jahr genutzt werden, sind auf die Nutzungsdauer zu verteilen, wenn die Anschaffungskosten 800 Euro übersteigen.

Frage: Gibt es dafür ein Beispiel?

Antwort: Klar. Wurde etwa im März ein Laptop im Wert von 1500 Euro gekauft, der zu 40 Prozent privat genutzt wird, so können bei einer dreijährigen Nutzungsdauer (2020–2022) 300 Euro pro Jahr abgesetzt werden.

Frage: Wie sieht es mit der Telefonrechnung aus? Da vermischen sich berufliche und private Gespräche immer mehr.

Antwort: "Telefonate, die für die berufliche Tätigkeit geführt werden, sind steuerlich vollständig absetzbar", erklärt Neumann. Bei gemischter Handynutzung sind die berufliche und private Nutzung aufzuteilen. Hier können laut dem Steuerexperten Aufzeichnungen der beruflichen Telefonate vorgelegt werden.

Frage: Was passiert, wenn eine genaue Trennung und Aufzeichnung der Gespräche nicht vorgenommen werden kann?

Antwort: In dem Fall sind die jeweiligen Nutzungsanteile zu schätzen.

Frage: Welche Regelung gilt bei den Kosten für Internet und WLAN?

Antwort: "Auch hier sind anfallende Kosten anteilig (in der Höhe der beruflichen Nutzung) abzugsfähig", erklärt Neumann.

Frage: Was passiert, wenn die Ausgaben für Technik, Telefon und/oder Internet vom Arbeitgeber ersetzt werden?

Antwort: Dann dürfen sie vom Arbeitnehmer nicht mehr in seiner Steuererklärung geltend gemacht werden.

Frage: Können Kosten für ein angemietetes Arbeitszimmer in der Steuererklärung abgesetzt werden?

Antwort: Ja. "Die steuerliche Absetzbarkeit von Arbeitszimmern, die außerhalb des Wohnungsverbandes zur ausschließlichen Arbeitserbringung von Nichtselbständigen angemietet werden, ist unproblematisch", sagt Neumann. Aufwendungen wie Miete oder Betriebskosten sind dann als berufliche Nutzung steuerlich absetzbar.

Frage: Kann denn auch das Arbeitszimmer im Wohnungsverband im Einzelfall steuerlich absetzbar sein?

Antwort: Damit das Arbeitszimmer im privaten Haushalt steuerrechtlich absetzbar ist, müssen strenge Anforderungen erfüllt sein. "Das Arbeitszimmer muss den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers darstellen, zur Berufsausübung notwendig sein und nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden", erklärt Neumann. Bereits ein Sofa im selben Raum könnte der Anerkennung als steuerliche Ausgabe schädlich sein. Zudem dürfen vom Arbeitgeber keine anderweitigen Arbeitsräume zur Verfügung gestellt werden. Wird das erfüllt, können anteilige Ausgaben für Miete (bzw. Abschreibung bei Eigentum) und Betriebskosten (z. B. Heiz- und Stromkosten) geltend gemacht werden. Diese sind im Verhältnis der Quadratmeteranzahl des Arbeitszimmers zur Gesamtnutzfläche zu berechnen.

Frage: Kann das Arbeitszimmer auch privat genutzt werden?

Antwort: Nein. "Um steuerlich als Arbeitszimmer zu gelten, muss es den Charakter eines Büroraumes haben", hält Neumann fest. Wird hingegen nur eine Teilfläche eines Raumes für berufliche Zwecke genutzt, liegt schon begrifflich kein Arbeitszimmer vor.

Frage: Können Einrichtungsgegenstände eines Arbeitszimmers im Wohnungsverband steuerlich absetzbar sein?

Antwort: Ob Einrichtungsgegenstände eines privaten Arbeitszimmers steuerlich abzugsfähig sind oder nicht, hängt von der Beurteilung des Arbeitszimmers ab. Wird das Arbeitszimmer im Wohnungsverband als solches steuerlich anerkannt, können auch Einrichtungsgegenstände steuerlich genutzt werden. "Bei diesen Gegenständen muss es sich um typische Büromöbel wie Stühle, Schreibtische, Bücherregale etc. handeln, die ausschließlich beruflich genutzt werden", sagt Neumann.

Liegt jedoch kein steuerlich abzugsfähiges Arbeitszimmer vor, können Einrichtungsgegenstände gar nicht abgesetzt werden – selbst dann nicht, wenn die Einrichtungsgegenstände ausschließlich beruflich bzw. betrieblich genutzt werden (z. B. Aktenschrank). Sofern die Voraussetzungen für eine steuerliche Anerkennung gegeben sind, können Kosten für Einrichtungsgenstände, unter Berücksichtigung der Nutzungsdauer ab 800 Euro abgeschrieben werden.

Frage: Wie können die Kosten geltend gemacht werden?

Antwort: Die Kosten können im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung (via FinanzOnline oder als Formular) geltend gemacht werden. Die Arbeitnehmerveranlagung kann bis zu fünf Jahre im Nachhinein eingereicht werden.

Frage: Das Homeoffice wird wegen Covid-19 immer beliebter. Sind denn gesetzliche Änderungen bezüglich der steuerlichen Handhabe – etwa eine Lockerung – zu erwarten?

Antwort: "Es wurden bereits vor Ausbruch der Covid-19-Krise bei der steuerlichen Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers Erleichterungen versprochen", sagt Neumann. Die derzeitigen Regelungen der steuerlichen Anerkennung von Homeoffice sind für den Experten viel zu eng gefasst. Sobald private Gegenstände in einem Arbeitszimmer abgestellt werden, kommt es zu einer steuerlichen Benachteiligung. Eine möglichst rasche gesetzliche Anpassung, insbesondere auch eine vereinfachte pauschalierte Absetzbarkeit für die Dauer des Homeoffice, wäre jedenfalls wünschenswert. (FRAGE & ANTWORT: Bettina Pfluger, 25.10.2020)