Was mache ich wann? Sich den Arbeitstag wie einen Stundenplan einzuteilen soll nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener und entspannter machen.
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Fünfzig Minuten Mathe, Pause, Biologie, Pause, Doppelstunde Deutsch, Pause, gefolgt von Geschichte, Pause und Geografie. So ähnlich sieht wohl ein Tag in vielen Schulklassen aus. Auch den Arbeitstag kann man per Stundenplan takten: Kommunikation (E-Mails checken, telefonieren, Kalender aktualisieren), Recherche für ein Projekt, Mittagspause, E-Mails, freie Zeit, Meeting planen, Recherche abschließen, abschalten. Das soll nicht nur effizienter im Tun machen, sondern dabei auch zufriedener und entspannter.

Und man soll mit dem sogenannten Zeitblocken, oft auch Scheduling genannt, die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit besser ziehen können, sagen Befürworter. Zu ihnen gehören etwa Elon Musk und Bill Gates sowie der US-Informatikprofessor Cal Newport, der sich in seinen Büchern mit Produktivität befasst. 2020 erschien Der Block-dir-Zeitplaner, indem er über das "Produktivitätssystem, das ich in den letzten 15 Jahren perfektioniert habe", schreibt. Einen besseren Erscheinungstermin kann es in einer Zeit von Homeoffice und Pandemie-Fatigue kaum geben.

Am Küchentisch oder auf dem Sofa mit dem Laptop auf den Knien, womöglich noch zwischen Kindern im Homeschooling, ist es schwierig, sich zu motivieren. Zusätzlich lauern am Arbeitsplatz zu Hause viele Ablenkungen und Doppelbelastungen. Wie kann man also Struktur in den Arbeitstag bringen? Zuerst mit einem anderen Fokus, sagt Newport: "Die meisten gehen an den Arbeitstag so heran, dass sie in kurzen Zeitslots zwischen Meetings und der Flut an E-Mails irgendwie ihre To-do-Liste abarbeiten."

Aufgaben penibelst einplanen

Beim Zeitblocken hat man selbst die Kontrolle über die Zeit, indem man sie penibelst Aufgaben zuordnet. Auch Pausen und E-Mails bekommen Slots – Letztere kosteten zu viel Aufmerksamkeit, die für die eigentliche Arbeit benötigt wird, um sie parallel zu erledigen. Wer häufig erreichbar sein sollte, plant mehr Slots für Kommunikation ein. Laut der Techfirma Filtred, die hundert Produktivitäts-Hacks verglichen hat, ist "Time-Boxing" die zielführendste. Wer es probieren will, kann sich daran orientieren:

  • Tagesplan: Morgens oder abends erstellt man einen Raster mit den Arbeitsstunden und ordnet die Aufgaben der Uhrzeit zu. Auf der Seite sollte Platz für neue Ideen, neue Tasks für später oder Änderungen sein, um flexibel auf dringlichere reinkommende Aufgaben zu reagieren. Newport rät, den alten Plan durchzustreichen und einen neuen für die übrigen Stunden aufzuschreiben. Genauso wenn eine Aufgabe länger dauert. Es sei nicht das Ziel, krampfhaft am Plan festzuhalten.

  • Wochenplan: Etwa eine Stunde nimmt sich Newport Montagmorgens, um die Woche einzuteilen. Das sei mühsam, man könne aber zum Beispiel To-dos, die viel Konzentration benötigen, priorisieren, wenn das Ende der Woche voller Termine ist. Ebenso kann man Lückenfülleraufgaben definieren, die ohnehin erledigt werden müssen.

  • Aufgabenteilung: Doch wann sollte man welche Aufgabe abarbeiten? Laut Newport sei es "nachweislich einfacher, sich mit den schwierigen Denkaufgaben zu beschäftigen und sich die kleineren, leichteren Aufgaben für später aufzuheben". Manche Aufgaben seien allein ob der Dringlichkeit leichter einzuteilen. Wie lange man dafür braucht, sei laut Newport besonders anfangs schwierig einzuschätzen. Er rät, 20 bis 30 Prozent mehr Zeit einzuplanen, weil man die Dauer eher unterschätze. Braucht man den Puffer nicht, erledigt man Lückenfüller oder verarbeitet mental das vorige Meeting.

  • Abschaltritual: Newport verficht die These, dass ein Abschaltritual dem Gehirn hilft, in der Freizeit nicht mehr über die Arbeit zu grübeln und sich aufs Entspannen einzustellen. Bevor er aufhört, checkt er E-Mails, reflektiert den Arbeitstag, definiert neue Tasks. So könne man sich überzeugen, nichts vergessen zu haben und nicht während Netflix das Postfach "sicherheitshalber" noch einmal durchzuscrollen. (Selina Thaler, 17.2.2021)