Die Corona-Pandemie hat virtuellen Hauptversammlungen ohne physische Anwesenheit der Aktionäre zum Durchbruch verholfen. Waren in der Vergangenheit dafür in der Satzung entsprechende Regelungen notwendig, so können seit der Verabschiedung des Covid-19-Gesetzespakets im April 2020 HVs auch ohne Satzungsregelung virtuell durchgeführt werden.

Diese Regelung gilt bis Ende 2021. Das Justizministerium hat jedoch bereits signalisiert, dass virtuelle HVs eine dauerhafte Alternative zu Präsenzveranstaltungen werden sollen. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung in allen Lebensbereichen wäre das zweckmäßig und sinnvoll.

Aktionäre könnten sich dann auch außerhalb der besonderen Umstände einer Pandemie eine Anreise ersparen. Die Schaffung einer niederschwelligen Möglichkeit zur Wahrnehmung von Rechten könnte die Aktionärsbeteiligung erhöhen, was auch aus rechtspolitischer Sicht erfreulich wäre.

Die Gesellschaften sollten die anfänglichen Mehrkosten für technischen Support – Software, Präsenz der Techniker für Bild, Ton, und Livestream-Betreuung – sowie andere Aufwendungen durch Ersparnisse bei Saalmiete, Personal und Catering kompensieren können.

Zeitliche Straffung

Allerdings setzt ein dauerhafter Erfolg des Modells voraus, dass der Einsatz der technischen Hilfsmittel nicht zu erhöhter Rechtsunsicherheit führt. Unter den jetzigen Bedingungen besteht auf virtuellen HVs eine erhöhte Gefahr von Beschlussanfechtungen.

Gesetzlich ist eine funktionierende "optische und akustische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit" erforderlich, das heißt, ein Videoconferencing-System, damit jeder Teilnehmer die HV verfolgen kann. Nicht erforderlich ist es, den Teilnehmern die Möglichkeit einer unmittelbaren Wortmeldung einzuräumen; es genügt – ebenso wie für Abstimmungen – Zeitfenster zur Verfügung zu stellen. Für eine begrenzte Teilnehmerzahl wird selbst eine rein akustische Verbindung akzeptiert.

Zur zeitlichen Straffung kann vorgesehen werden, dass Beschlussanträge, Stimmabgaben und Widerspruchserhebungen zwingend über besondere Stimmrechtsvertreter abzuwickeln sind. Diese werden von der Gesellschaft zur Verfügung gestellt, die auch die Kosten trägt.

Zeitlimit bei Fragerecht

In einem Erlass vom 28. 12. 2020 erklärte das Justizministerium, dass es angesichts der umstrittenen Praxis einzelner Aktionäre, überlange schriftliche Fragen und Ausführungen zu verlesen, auch möglich ist, diese in der Wahrnehmung ihres Auskunfts- und Antragsrechts angemessen zu beschränken. Aktionäre sollen nicht berechtigt sein, allzu viele und zu detaillierte Fragen zu stellen. Konkrete Vorschläge bezüglich Umfang und Anzahl der Fragen bzw. einer zeitlichen Limitierung als Orientierungshilfe finden sich allerdings nicht.

Diese gesellschaftsfreundliche Rechtsansicht ist allerdings nicht bindend. Verfolgt die Gesellschaft einen zu straffen Zeitplan, ist verstärkt mit Beschlussanfechtungen zu rechnen. Es liegt somit weiterhin am Geschick des Vorsitzenden, die richtige Balance zu finden.

Konkrete Vorgaben durch den Gesetzgeber würden helfen, diese Rechtsunsicherheit zu verringern. Wird von einer durchschnittlichen Dauer von vier bis sechs Stunden für eine HV ausgegangen, kann es angemessen sein, das Fragerecht eines jeden Aktionärs auf zehn bis 15 Minuten zu limitieren; ebenso könnte daran gedacht werden, die Redezeit des Vorsitzenden zu reglementieren. Keinesfalls darf jedoch die Möglichkeit der Aktionäre, auf aktuelle Entwicklungen auf der HV – neue Beschlussanträge, Reaktion auf Wortmeldungen etc. – zu reagieren, ausgeschlossen werden.

Beweisbarkeit der Präsenz

Besonders problematisch sind Kommunikationsstörungen, die die Beweisbarkeit der virtuellen Präsenz der Aktionäre beeinträchtigen können. Deshalb sollte anhand von Logfiles für die gesamte Dauer der HV manipulationssicher ("Auditlogs") nachvollziehbar sein, welche Aktionäre sich wann ein- und/oder ausloggen; idealerweise wird der gesamte Verlauf manipulationssicher abgespeichert und aufbewahrt.

Bei Störungen ist nach derzeitiger Rechtslage die Gesellschaft nur für jene technischen Kommunikationsmittel verantwortlich, die in ihre Sphäre fallen. Trifft die Gesellschaft ein Verschulden, dann ist eine Beschlussanfechtung möglich. Aber muss man daraus den Schluss ziehen, dass temporäre Blockaden der IP-Adressen einzelner Aktionäre durch Dritte – vielleicht auch andere Aktionäre – nicht zu einer Anfechtung berechtigen? Auch solche Fragen sollten vom Gesetzgeber und nicht von Gerichten geklärt werden. (Helmut Schmidt, Florian Thelen, 18.2.2021)