Für längere Aufgaben sollte man sich Zeit im Kalender reservieren und potenzielle Ablenkungen blockieren.

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Stets werden neue Tools erfunden, die Zeit sparen sollen. Trotzdem kommt es uns vor, als hätten wir immer weniger davon. Das liegt unter anderem daran, dass die bloße Existenz solcher Werkzeuge nicht ausreicht, um mehr Zeit zu haben – sie müssen auch richtig genutzt werden. Oder, anders gesagt: Zeit hat man nicht, man nimmt sie sich. Und zwar durch bewusstes Zeitmanagement.

Für dieses kann man zwar auch Post-its und den Papierkalender nutzen, effizienter wird es aber durch digitale Tools. Und bei diesen ist es schon fast egal, auf welchen Anbieter man setzt: Hauptsache, man kann eine Kombination aus To-do-Liste und Kalender nutzen, die sich über alle Geräte synchronisieren.

"Masterlist" für Ideen aus dem Alltag

Und was machen wir nun mit diesen Tools? Sinnvoll ist die Erstellung einer sogenannten Masterlist: einer Liste, in welcher der gesamte Gedankenmüll abgeladen wird, der im Laufe eines Tages entsteht, vom wichtigen To-do bis zur Idee für ein kreatives Projekt. Einmal am Tag wird die Liste dann geordnet, um einen Überblick zu behalten – und zwar nach Dringlichkeit, Zeitaufwand und Themengebiet.

Das Thema Dringlichkeit erledigt sich von selbst: Wenn es brennt, dann muss das Problem sofort gelöst werden. Beim Thema Zeitaufwand kommt wiederum die vom Produktivitätsguru David Allen beschriebene Zwei-Minuten-Regel ins Spiel: Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert – wie etwa das Beantworten einer E-Mail –, dann sollte es sofort erledigt werden. Andere Tätigkeiten dauern wiederum bloß zehn Minuten und können zwischen zwei Meetings erledigt werden.

"Timeboxing" im Kalender

Und dann gibt es noch die wichtigen, aber nicht dringenden, zeitlich aufwendigen Aufgaben, die wir nach bestimmten Themenbereichen ordnen – etwa die Konzeption eines neuen Projekts oder das Aufräumen der Wohnung. Hier kommt eine Methode zur Anwendung, die aus der Softwareentwicklung stammt und sich "Timeboxing" nennt: Im Kalender wird ein Zeitraum geblockt, in dem man sich ausschließlich diesem einen Thema widmet. Das Handy ist lautlos, Slack und Outlook ebenso.

Diese Kombination aus Masterlist und Timeboxing funktioniert übrigens nicht nur im Berufs-, sondern auch im Privatleben: Einfach alle lästigen Aufgaben, von der E-Mail an den Vermieter bis zum Wechsel des Handytarifs, in eine Liste eintragen, diese an einem Sonntagabend gezielt abarbeiten – und sich dann freuen, dass man während der restlichen Woche den Kopf frei hat für die schönen Dinge des Lebens. (Stefan Mey, 13.4.2021)