Sie ist meist das letzte To-do vor dem Urlaub: die Abwesenheitsnotiz. Wie kreativ die automatische Antwort ausfällt, hängt nicht zuletzt von der Unternehmenskultur und dem Empfänger ab. Manche Firmen haben deshalb bereits eigene Vorlagen, die die Unternehmenssprache widerspiegeln sollen – von der Kreativagentur bis zum Steuerbüro. Doch unabhängig davon, wie einfallsreich oder langweilig die Abwesenheitsnotiz ist, sollten diese drei Komponenten in jedem Fall enthalten sein:

1. Anrede und Schlussformel

Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer Anrede. Sie können sich auch für die eingegangene Nachricht bedanken. Zum Abschluss können Sie eine einfache Schlussformel verwenden.

2. Wiedererreichbarkeit

In die zweite Zeile Ihrer Abwesenheitsnotiz schreiben Sie am besten gleich die wichtigste Information: ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Abwesenheit. Die Information, wann Sie wieder erreichbar sind, macht meist einen besseren Eindruck als die Angabe der Abwesenheitszeit. Achtung vor diesem gängigen Fauxpas: Vergessen Sie nicht, das Datum auszutauschen, wenn Sie bereits eine Vorlage für Ihre automatische Antwort haben.

3. Vertretung

Falls Ihre E-Mails nicht automatisch weitergeleitet werden, ist es wichtig, dies mitzuteilen. Wenn Sie durch eine Kollegin oder einen Kollegen vertreten werden, können Sie Ihren Kontakt auf deren E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinweisen. Die Bitte, diese Option nur für dringende Anliegen zu nutzen, kann außerdem helfen, kleinere Anliegen herauszufiltern.

Ein Beispiel:

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin ab Montag, TT/MM/JJ wieder für Sie erreichbar. Ihre E-Mail wird in diesem Zeitraum nicht weitergeleitet. Sie können sich mit Ihrem Anliegen an meine Kollegin / meinen Kollegen wenden: name@beispiel.at.

Mit freundlichen Grüßen

Neben klassischen Abwesenheitsnotizen mögen es manche auch skurril, wie aus Beiträgen des STANDARD-Forums zu absurden Out-of-Office-Nachrichten hervorgeht:

Ob sich Abwesenheitsnotizen wie diese auch für externe Kontakte eignen, ist fraglich. Doch zumindest intern an die Kollegenschaft können automatische Antworten durchaus kreativer ausfallen. Bei Führungskräften scheinen witzige Abwesenheitsnotizen aber manchmal weniger gut anzukommen, wie dieses Posting zeigt:

Inhaltlich weniger ausgefallen, dafür mehrsprachig formuliert dieser User seine Abwesenheitsnotiz:

Automatische Antworten können übrigens nicht nur für die Sommerferien, sondern auch bei kürzeren oder längeren Abwesenheiten eingerichtet werden:

(red, 18.8.2021)