Wie man ein kritisches Gespräch in "Angriff" nimmt, hat man schon oft gehört, im hektischen Arbeitsalltag aber schnell wieder vergessen. Eine Auffrischung kann nicht schaden. In ihrem neuen Buch `Kompass für schwierige Führungssituationen` hat die Konfliktberaterin Ursula Wawrzinek neben vielen Praxisbeispielen zur Konfliktlösung für Führungskräfte auch Tipps für Mitarbeiter parat. In einem einfachen Zehn-Stufen-Plan frischt man in ihrem Buch auf, wie man in ein klärendes kritisches Gespräch führt – ohne dass sich der andere angegriffen fühlt.

Zehn einfache Schritte für kritische Jobgespräche

Schritt 1: Den richtigen Zeitpunkt wählen
Nicht das Ärgernis ansprechen, wenn Sie auf 180 sind. Das ist für Geschäftsbeziehungen absolutes Gift. Eiserner Grundsatz: Üben Sie Kritik nie spontan, nie zwischen Tür und Angel und nie vor anderen.

Schritt 2: Die richtige Vorbereitung
Ordnen Sie sich immer erst selbst. Schlafen Sie lieber drüber, um sich zu beruhigen. Wenn Sie Ihren Dampf ablassen wollen, rufen Sie einen Freundin oder einen Freund an. Nehmen Sie sich Zeit, um aufmerksam in sich hineinzuhorchen, und stellen Sie sich Fragen: Was genau ist es, was mich stört? Warum ist mir das Thema wichtig? Was konkret würde ich mir wünschen?

Schritt 3: Den richtigen Zeitpunkt für den anderen finden
Zeitnah Kritik üben, damit sich der andere noch erinnern kann. Überfallen Sie den anderen aber nicht mit Ihrer Aussprache. Kündigen Sie kurz an, worüber Sie sprechen wollen. Finden Sie eine neutrale 'Überschrift'. Klären Sie, ob der Zeitpunkt auch für Ihr Gegenüber passt. Respektieren Sie, wenn der andere weder die Zeit noch den Kopf für das Gespräch hat. Nur wenn Ihr Gegenüber offen ist, haben Sie eine Chance, dass Ihre Kritik ankommt.

Schritt 4: Den anderen abholen
Sie haben viel über die Situation nachgedacht und sind aufgewühlt. Aber: Der andere weiß das vielleicht gar nicht. Deswegen müssen Sie ihn ‚abholen‘. Stellen Sie sich vor, Sie hätten die kritische Situation als Film aufgezeichnet. Beschreiben Sie den Vorfall sachlich und konkret – ganz ohne Anklage, Interpretation oder Bewertung. Ihr Gegenüber geht sonst auf Widerstand.

Schritt 5: Störung beschreiben
Beschreiben Sie erst mal nur das, was war – ohne Verallgemeinerungen, Rundumschläge und Übertreibung. Driften Sie weder ins Allgemeine noch in alte Vorwürfe an. Zitieren Sie den genauen Wortlaut. Reagieren Sie auf einen Zwischenkommentar freundlich, aber bestimmt.

Schritt 6: Konsequenzen benennen
Zeigen Sie, wie der imaginären Film weiterging. Beschreiben Sie die Sequenzen, die der andere vielleicht nicht mehr miterlebt hat. Welche sachlichen Konsequenzen hatte das für Sie? Mussten Sie länger arbeiten und konnten Termine nicht mehr halten? Hier ist es nicht notwendig, zu betonen, wie verärgert Sie waren. Denn das erklärt sich von selbst.

Schritt 7: Ich-Botschaften senden
Nun haben Sie die Möglichkeit, emotional zu werden, statt Vorwürfe zu machen. Geben Sie mit Ich-Botschaften Einblick in Ihre Gefühle. Bleiben Sie im Business-Jargon und sagen Sie ‚irritiert‘ statt ‚enttäuscht‘ oder ‚verärgert‘ statt ‚verletzt‘.

Schritt 8: Ruhig abwarten, schweigen und kommen lassen
Ihr Teil ist getan. Haben Sie Geduld und warten Sie ab. Jetzt muss der andere reagieren. Zeigt Ihr Gegenüber Verständnis – super! Bläst er zum Gegenangriff oder verteidigt sich, dann bessern Sie mit einem Satz nach: "Es geht mir nicht darum, dich anzugreifen." Ihre Grundhaltung sollte sein: Fehler passieren, Sie möchte in Zukunft gut gemeinsam arbeiten.

Schritt 9: Gemeinsam zu einer guten Lösung kommen
Lassen Sie dem anderen den Vortritt. Sie haben das Problem dargelegt, Sie müssen nicht die Lösung bieten. Kommt die Lösung vom anderen, ist die Bereitschaft größer, etwas zu ändern. Bestätigen Sie Lösungsansätze, die Ihnen gefallen.

Schritt 10: Das Gespräch positiv beenden
Sie sind zufrieden, dass das Gespräch stattgefunden hat? Dann zeigen Sie es. Und drücken Sie Zuversicht für die weitere Zusammenarbeit aus. Wertschätzen Sie die Zusammenarbeit. Schließen Sie das Gespräch positiv ab, indem Sie zu einem lockeren Thema überleiten, oder gehen Sie gemeinsam einen Kaffee trinken, um die Dramatik rauszunehmen und die weitere Arbeitsbeziehung zu pflegen. (Stefanie Leschnik, 16.3.2020)