Wer kennt nicht folgenden Tagesablauf: Die To-do-Liste ist geschrieben, die Post-its auf den Monitor geklebt, der Kaffee getrunken. Gefühlt kann den produktiven Tag nichts mehr aufhalten. Und plötzlich ist es Stunden später, und man denkt sich: "Was habe ich den ganzen Tag gemacht?" Irgendwie ist nichts erledigt, der nächste Tag muss also dafür dienen, die Verzettelung von heute geradezubiegen. Bereits die deutsche Zeitmanagementexpertin Cordula Nussbaum hat Menschen in verschiedene Typen eingeteilt, wenn es um die Zeiteinteilung geht.

Denn während To-do-Listen und strikte Pläne den einen ein gutes Gewissen bereiten, sind die anderen gestresst und können sich keine Minute lang an diese halten. Die österreichische Gründerinnenberaterin Elisabeth Molzbichler betonte beim diesjährigen Female-Future-Festival im Oktober in Wien, dass in jeder Person einige der Zeitmanagementtypen stecken. Doch zu erkennen, wann welcher sich in einem entfaltet, sei wichtig, um erfolgreich planen zu können. "Es gibt kein ‚one size fits all‘, wenn es um das Selbstmanagement geht", sagt Molzbichler. Erst müsse das Chaos im Kopf definiert werden. Hier sind die Typen des Zeitmanagements:

Die Kreative

Hier noch das Fotoprojekt fertigstellen, da noch schnell alle E-Mails beantworten. Ah! Fast vergessen, die Präsentation für die nächste Veranstaltung muss auch noch perfekt werden. Wer sich in diesem Arbeitsmuster erkennt, in der steckt womöglich einiges der kreativen Zeitgestalterin. Sie denkt gerne an viele Projekte und Ziele, die sie am Laufen hat. Listen und To-dos abarbeiten dagegen macht ihr nicht gerade viel Spaß.

Die Kreative verzettelt sich häufig, hüpft von einem Thema zum nächsten, und keines davon findet dann ein richtiges Ende. Und plötzlich kann es sich anfühlen, als hätte man viele kleine Baustellen, die alle schon längst fertiggestellt sein müssten. Hilfreich ist laut Molzbichler für diese Personen vor allem das Erstellen einer Mindmap. Diese können diejenigen, kreativ wie sie eben sind, je nach Belieben gestalten. Ein großes Blatt Papier vielleicht mit verschiedenen Gedankenblasen – und in jeder steht eine wichtige Erledigung, die noch kein Ende gefunden hat. Es muss ja keine stringente Liste sein, aber Visualisieren ist bereits der erste Schritt, etwas Ordnung und Struktur in die eigenen To-dos zu bringen. Ein gutes Gefühl, wenn man manche Themenblasen sogar mal durchstreichen kann.

Die Logikerin

Sich nur auf Fakten zu verlassen ist bestimmt kein Nachteil. Die Logikerin jedenfalls schwört auf sie. Daten, Zahlen und Analysen sind ihr Spezialgebiet. In vielen Unternehmen findet man sie wohl im Controlling und im Management. Auch das Netzwerken liegt ihr, sie nutzt ihre Zeit gerne sinnvoll, verschwendet sie nicht gerne für vermeintlich unnötige Dinge. Einiges hat sie auch mit der Ordnerin gemeinsam, denn sie arbeitet gerne nach Plan und sieht gerne den roten Faden in ihrer Einteilung. Genauigkeit und Qualität sind ihr besonders wichtig.

Was an sich produktiv wirkt, kann aber heimtückisch sein: Die Logikerin kann sich zeitweise auch leicht in Kleinigkeiten verlieren. Eine Rechnung, bei der eine Kommastelle nicht stimmt? Die Logikerin wird so lange suchen und nachrechnen, bis sie die richtige Zahl herausgefunden hat. Wichtig ist es, zu erkennen, sagt Molzbichler, dass nicht immer alles perfekt erledigt werden kann. Häufig bringen unvorhergesehene Situationen die Logik eben durcheinander, und nicht alles im Arbeitsalltag lässt sich genau analysieren und nachvollziehen. Sich zu trauen, Aufgaben auch abzugeben, und dem Team zu vertrauen schafft mehr Zeit für die großen Ziele.

Die Ordnerin

Pünktlich, genau und verlässlich: Jeder und jede kennt wohl diese Kollegin oder den Kollegen oder ist selbst die- oder derjenige. Bei dieser Person bleibt nichts einfach liegen, alles hat seine Zeit und Ordnung. Zum Großteil scheint die Ordnerin, als hätte gar kein Problem damit, sich die Zeit richtig einzuteilen. Vor ihr liegen die Checklisten. Für die Aufgaben, die sie über den Tag begleiten, hat sie einen genauen Plan. Alles paletti, oder?

Wäre da nicht das eine Problem: Sie ist eben wenig flexibel. Kommt eine Aufgabe, die nicht auf dem Plan stand, oder will eine Kollegin eine Frage stellen, die gerade nicht in den Zeitplan passt, dann kann schnell ein Stressgefühl entstehen. In Personalabteilungen lassen sich vermutlich viele Ordnerinnen finden, sie haben gerne alles geplant. Ähnlich wie die Logikerin ist auch dieser Typ perfektionistisch geprägt. Molzbichler empfiehlt für diese Art: Man sollte innehalten und die Metaperspektive einnehmen. Worum geht es gerade wirklich? Was soll der Outcome der Aufgabe sein? Und dann am besten den Wecker stellen und pro Aufgabe etwa 20 Minuten einräumen und diese auch beenden, wenn die Zeit um ist.

Die Unterstützerin

Wer hat nicht gerne eine Kollegin, Freundin oder Mitstudentin, die einem immer bei jeder Frage zur Seite steht? Häufig genug ist man ja auch selbst diese Person, denn helfen fühlt sich gut an. Man fühlt sich gebraucht und ernst genommen, immerhin wird nach der persönlichen Kompetenz gebeten. Diese Eigenschaft ist ja auch wunderbar – ohne Teamwork geht bekanntlich oft nichts weiter im Betrieb. Aber der Haken liegt in der Natur der Sache: Wer immer gerne den anderen hilft, dem bleibt weniger Zeit für die eigenen Aufgaben. Immerhin haben alle nur eine gewisse Arbeitszeit, und wegen der Probleme der anderen länger arbeiten zu müssen ist nicht gerade angenehm.

"Jeder hat ein bisschen was von der Unterstützerin in sich", sagt Molzbichler. Gerade deshalb sei es wichtig, eine gute Balance zwischen der helfenden Kollegin und der Person, die Grenzen zieht, zu finden. Häufig, sagt Molzbichler, hilft es, sich die eigenen Termine und Fokuszeiten in den Terminkalender einzutragen. Denn ist die Zeit für sich selbst ein wichtiger Termin, so hält einen weniger davon ab, sich ablenken zu lassen. Die eigene Zeit zu priorisieren kann helfen, wirklich etwas weiterzubringen. (Melanie Raidl, 26.10.2022)